DİCLE ÜNİVERSİTESİ
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Misyon
Amaç
Madde 1– (1) Bu Yönergenin amacı; Dicle
Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nın örgütlenme, yönetim
ve çalışma esaslarını belirlemek, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik
mekanizmaları oluşturmak, yönetici ve personelin görevlerini etkin ve verimli
bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya
yönelik tedbirler almaktır.
Kapsam
Madde 2- (1) Bu yönerge, Dicle Üniversitesi
Kütüphanesi’nin işleyişini ve diğer eğitim-öğretim birimleriyle koordinasyonu
düzenler.
Dayanak
Madde 3– (1)
Bu yönerge, 10.12.2003 tarihinde kabul edilen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve
Kontrol Kanunu ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 14’ncü maddesine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde
4– (1) Bu yönergede geçen;
a)
Üniversite:
Dicle Üniversitesi’ni,
b)
Rektörlük:
Dicle Üniversitesi Rektörlüğü’nü,
c) Rektör: Dicle Üniversitesi Rektörü’nü,
d)
Daire Başkanlığı:
Dicle Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nı,
e) Daire Başkanı: Dicle Üniversitesi Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire Başkanı’nı,
f) Komisyon: Kütüphanenin
temel politikalarını belirleyen Kütüphane Komisyonunu, Fiyat Değer Tespit
Komisyonunu, ayıklanacak kaynakların belirlenmesini sağlayan Ayıklama Komisyonunu,
g) Merkez Kütüphane/Kütüphane: Dicle Üniversitesi Kütüphane
ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nı,
h) Ek Okuma Salonu: Dicle Üniversitesi Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire Başkanlığı’na bağlı Okuma Salonu’nu,
i) Şube Müdürlüğü: Dicle Üniversitesi Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire Başkanlığına bağlı yönetim birimlerini,
j) Kullanıcı: Kütüphaneden yararlanabilen kişileri,
k) Muhasebe Yetkilisi Mutemedi: Para tahsil etmek üzere,
Daire Başkanı’nın teklifi ile Rektörlük tarafından görevlendirilen görevliyi,
l) Kanun: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanunu
ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nu,
m) Yönerge: Bu yönergeyi,
ifade eder.
Daire Başkanlığı Misyonu
Madde 5- (1) Üniversite içinde ve yakın
çevresinde bilimsel araştırma ve geliştirme çalışmalarını desteklemek, her gün
gelişip ilerleyen yeni yayınlarla gelişen dünya biliminin son verilerini
izleyip ilgililere sunmak.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Örgütlenme ve Yönetim
Kuruluş
Madde 6- (1) Dicle
Üniversitesi Kütüphanesi, bilimsel çalışmaya destek olmak, eğitim ve öğretim ve
bilimsel araştırmalarda gerekli bilgi kaynakları ile koleksiyon oluşturmak, bu
bilgi kaynaklarını ihtiyaç sahiplerinin kullanımı için en kısa sürede hazır
hale getirmek amacıyla kurulan merkezi bir teşkilattır.
Örgütlenme
Madde 7- (1) Dicle
Üniversitesi kütüphane hizmetleri, bu yönerge çerçevesinde Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire Başkanı’nın sorumluluğunda bağlı birim yöneticileri
tarafından yürütülür.
Başkanlığa
bağlı birimler;
a) Merkez
Kütüphanede görevli teknik hizmetler, idari hizmetler ve kullanıcı hizmetleri şube
müdürlükleri,
b) Komisyonlardan
oluşur.
Daire Başkanı, Görevleri ve Yürütülen Hizmetler
Madde 8- (1) Daire Başkanı; lisans mezunu olup, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 2547
sayılı Kanun’un ilgili maddeleri ve konu ile ilgili yönetmelikler uyarınca, Üniversite
Yönetim Kurulu’nun görüşü alınarak Rektör tarafından atanır.
a)
Başkan;
1. Dairenin
yöneticisi ve temsilcisidir.
2. Daire
ile ilgili harcamalarda harcama yetkilisidir.
3. Dairede
çalışan tüm görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, işbölümü yapma, çalışma
düzeni kurma, yetiştirme yetkilerine sahiptir. Yetkilerini, Rektöre karşı
sorumlu olarak mevzuat çerçevesinde kullanır.
4. Çalışanlarının
liyakat değerlendirmesini yapar (tezkiyelerini düzenlemek), gerektiğinde terfi,
taltif önerilerini Rektöre sunar, çalışanların problemlerine görev kapsamı dâhilinde
çözüm bulmaya çalışıp, iş disiplinini sağlar.
b) Yürütülen
hizmetler;
1. Üniversitedeki
eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü bilgi
kaynağının sağlanması ve hizmete sunulmasını sağlar.
2. Kütüphanecilik
alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphaneye kazandırılabilmesi
için çalışmalar yapar.
3. Birim
kütüphaneleri arasındaki koordinasyonu sağlar.
4.
Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve
etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlar.
5.
Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi
için yeterli personel kadrosunun oluşturulması, bunların gözetim ve denetimini
sağlar.
6. Rektörlük
tarafından verilen benzeri görevleri yapar.
Şube Müdürü, Görevleri
ve Yürütülen Hizmetler
Madde 9 - (1) Şube Müdürü; lisans mezunu
olup, tercihen Kütüphanecilik veya Bilgi
ve Belge Yönetimi eğitimi görmüş kişiler arasından, 2547 sayılı
Kanun’un ilgili maddeleri ve konu ile ilgili yönetmelikler uyarınca atanır.
a)
Şube Müdürü;
1.
Kütüphanede verilecek hizmetleri Daire Başkanlığı
tarafından yapılan düzenlemeler çerçevesinde yürütür.
2.
Daire Başkanı görevde
bulunmadığında Başkanlığa vekâlet eder.
3. Başkanlığın
yıllık çalışma planı çerçevesinde görevini yürütür ve çalışma planının
hazırlanmasında başkana yardımcı olur.
4. Müdürlüğe
ait birimlerdeki görevlerin zamanında ve eksiksiz yapılmasını ve maiyetinde
bulunan personelin yetiştirilmesini sağlar.
5.
Daire
Başkanı tarafından havalesi yapılan evrakların gereğini yapar ve ihtiyaç
duyulabilecek bilgilerin her an kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel
olarak tutulmasını sağlar.
6. Personelin
mesaiye devamlarını kontrol eder ve izinlerin planlanmasını sağlar.
7. Genelge
ve talimatları personeline duyurur, gereklerinin yerine getirilmesini sağlar ve
birimi ile ilgili talimatlar hazırlar.
8.
Görevin gerektirdiği
konularda Başkanlığına bağlı Şube Müdürlükleri ile koordineyi sağlar.
b) Yürütülen hizmetler;
1. Üniversitedeki
eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü bilgi
kaynağının sağlanması ve hizmete sunulması konusunda birimindeki koordineyi
sağlar.
2. Kütüphanecilik
alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphaneye
kazandırılabilmesi için çalışmalar yapar.
3.
Kütüphaneler arasında birimi ile ilgili
koordinasyonu sağlar.
4. Kullanıcıların
bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmaları adına
eğitimler düzenler.
5. Mevzuat
tarafından belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile uygulanan
politikalar doğrultusunda birimine ait plan, program ve bütçe önerilerini hazırlayarak
Daire Başkanı’na sunar.
6. Kalite
Yönetim Sistemi kapsamında birimi ile ilgili temsilciyi belirleyerek,
çalışmaların yapılmasını sağlar.
7. Yapılacak
işler hakkında astlarına gerekli açıklamalarda bulunarak yol gösterir, bu
amaçla gerektiğinde yardım ve önerilerde bulunur.
8. Sorumluluğuna
verilen işgücü ve diğer kaynakları gereği gibi verimli ve etkili kullanır, bunu
sağlamak amacıyla gerekli nezaret ve denetim çalışmalarını yapar.
9. Kesintisiz
bir çalışmanın ve iş programının gerçekleştirilebilmesi için biriminin araç,
gereç, malzeme vb. ihtiyaçlarını belirler ve temini için Daire Başkanı’nın
onayına sunar. Benzer çalışmaları hizmet türüne göre ihtiyaçlar için
gerçekleştirir.
10. Daire Başkanı tarafından verilen benzeri görevleri yapar.
Kütüphaneci, Görevleri
Madde 10- (1) Kütüphaneci;
Kütüphanecilik veya Bilgi ve Belge Yönetimi eğitimi görmüş, 657 sayılı Devlet
Memurları Kanununu ile 2547 sayılı Kanun’un ilgili maddeleri ve konu ile ilgili
yönetmelikler uyarınca atanır.
Kütüphaneci;
a)
Kullanıcı eğitimi,
veritabanları seçim ve kullanımı, kütüphaneler arası ödünç verme hizmetlerini
yapar.
b) Servisteki işlerin koordinasyonu, veri girişi ve kontrolü,
kataloglama ve sınıflama, kütüphaneden yararlanma ve danışma hizmetlerini
yürütür.
c)
Görevin gerektirdiği
konularda şube müdürlükleri ile koordineyi sağlar.
d) Sorumluluğuna verilen işgücü ve diğer kaynakları gereği gibi
verimli ve etkili kullanır, bunu sağlamak amacıyla gerekli nezaret ve denetim
çalışmalarını yapar.
e)
Diğer personelin işbaşında
yetiştirilmesini sağlamak üzere işlerin yapılış yöntemlerini ve diğer
faaliyetlerle ilişkilerini açıklar.
f)
Daire Başkanı, Teknik Hizmetler ve Kullanıcı Hizmetleri Şube Müdürleri’nin
vereceği benzeri görevleri yapar.
Organizasyon
Şeması
Madde 11- (1) Organizasyon
Şeması;
a) Kütüphane
ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının organizasyon
şeması; temel yetki ve sorumluluk dağılımını, hesap verilebilirliği ve uygun
raporlama ilişkisini gösterecek şekilde Ek-1’deki gibi belirlenmiştir.
b)
Organizasyon şemasında değişiklik
gerektiren hususlar Daire Başkanı’nın onayına tabidir.
c) Kütüphane
personelinin görev tanımı ve görev dağılım çizelgelerinin oluşturulması ve
güncellenmesi Daire Başkanı’nın onayına tabidir.
d) Yenilenen
ve güncellenen görev ve tanımlar Daire Başkanı tarafından ilgili personele tebliğ
edilir.
Kütüphane Komisyonu ve Görevleri
Madde 12- (1) Kütüphanenin temel politikalarını belirlemek
üzere Başkanlığın bağlı olduğu Rektör Yardımcısı Başkanlığında, Sağlık
Bilimleri, Sosyal Bilimler, Fen Bilimleri ve Eğitim Bilimleri branşlarında Rektör
tarafından seçilecek dört öğretim elemanı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
Başkanı ve Teknik Hizmetler Şube Müdüründen oluşur. Komisyon toplantısında
alınan kararlar Rektörlük Makamının onayı ile kesinlik kazanır.
Komisyonun sekretarya hizmetleri
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından yürütülür. Toplantı için
yazılı veya sözlü çağrı yapılır. Toplantıda
kararlar oyçokluğu ile alınır. Eşitlik halinde ise Başkan’ın oyu kararı
belirler.
(2) Görevleri;
a) Kütüphane
hizmetlerinin gelişen sistemlere uygun olarak yürütülmesi ve kütüphanenin
sürekli gelişimine yönelik olarak yapılması gerekenleri belirleyerek önerilerde
bulunur.
b) Komisyon,
başkanın uygun göreceği zaman toplanır. Komisyon üyeleri veya başkan özel
toplantı isteyebilir.
c) Kütüphanenin
hedeflerini, satın alınacak elektronik veri tabanları, kitap ve süreli yayın
alımındaki öncelikleri, teknoloji kullanımı ve benzeri konulardaki yeniliklerin
uygulanması ile ilgili çalışmaları yapar.
d) Daire
Başkanlığı’nın önerdiği yayın ihtiyaçlarını inceleyerek karar verir.
Fiyat Değer Tespit Komisyonu ve Görevleri
Madde 13- (1) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı veya
Daire Başkanı tarafından görevlendirilecek bir şube müdürünün başkanlığında en
az ikisi konunun uzmanı toplam beş kişiden oluşur.
Komisyonun
sekretarya hizmetleri komisyon başkanı tarafından, komisyon üyeleri arasından
görevlendireceği bir kişi tarafından yürütülür. Toplantı için yazılı veya sözlü
çağrı yapılır. Toplantıda kararlar oy çokluğu ile alınır, eşitlik halinde ise başkanın
oyu kararı belirler. Toplantıda görüşülen konular ile ilgili alınan kararlar
onay için Daire Başkanı’na sunulur.
(2) Görevleri;
a)
Materyalin kaybedilmesi durumunda güncel fiyat
bedelini tespit eder.
b)
Nadir eserlerin kaybedilmesi durumunda fiyat tespitini
yapar.
c)
Ciltli dergilerin kaybedilmesi durumunda, o
ciltteki her sayının fiyatını belirler.
d)
Baskısı bulunmayan yabancı dil ve Türkçe kitapların
kaybedilmesi durumunda fiyat değer tespitini yapar.
Materyal Ayıklama Komisyonu ve Görevleri
Madde 14- (1) Ayıklanacak
kaynakların belirlenmesi amacıyla çalışmaları yürütmek üzere Daire Başkanı tarafından
Teknik Hizmetler veya Kullanıcı Hizmetler Şube Müdürlerinden birinin
başkanlığında en az ikisi konusunda uzman olan üç, en çok beş kişiden oluşur.
Komisyonun
sekretarya hizmetleri komisyona başkanlık yapan şube müdürünün komisyon üyeleri
arasından görevlendireceği bir kişi tarafından yürütülür. Toplantı için yazılı veya
sözlü çağrı yapılır. Toplantıda kararlar oy çokluğu ile alınır. Eşitlik halinde
ise başkanın oyu kararı belirler. Toplantıda görüşülen konular ile ilgili alınan
kararlar onay için Daire Başkanı’na sunulur.
(2) Görevleri;
Ayıklanan materyal komisyon tarafından
incelenir/değerlendirilir/listelenir. Öneri listesi Taşınır Mal Yönetmeliği’nin
ilgili maddeleri gereğince aynı komisyon kararıyla koleksiyondan çıkartılır. Koleksiyondan
çıkartılan materyallerin Dicle Üniversitesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği’nin
ilgili maddeleri gereğince tasnif ve ayıklama işlemi yapılır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kütüphane Hizmetleri
Teknik Hizmetler
Madde 15- (1) Teknik Hizmetler; Kütüphanenin tüm araç, gereç ve yayınlarının
seçiminden ve sağlanmasından, okuyucuya sunulacak duruma getirilmesine kadar
yapılan ve aşağıda sayılan işlerin tamamıdır.
A.
Sağlama Hizmetleri;
1)
Satın alma: üniversitede yapılan eğitim - öğretimi
destelemek ve araştırmalarda yardımcı olmak üzere kitap, dergi gibi basılı
materyaller ile film, slayt, CD-ROM ve DVD-ROM gibi görsel – işitsel araçlar ve
elektronik formlardaki yayınları satın alabilmek için;
a)
Kitap
siparişlerinde öncelikle o yılın bütçesi göz önünde bulundurulur, bibliyografik
bilgisi bulunmayan ve baskısı tükenmiş olan kitapların siparişi yapılmaz, bunlara
ilişkin bilgiler kitabı isteyen birime bildirilir.
b) Akademik
birimler kendi ilgi alanlarına yönelik yayın isteklerini, Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire Başkanlığı’na yazılı olarak bildirir, bu istekler öncelikle
değerlendirmeye alınır.
c) Okuyucular
tarafından Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığından talep edilen yayın
istekleri, bütçe durumuna göre akademik birim taleplerinden sonra
değerlendirmeye alınır.
d)
Kitap ve
süreli yayın dışında, referans kaynakları, CD-ROM, DVD-ROM, Disket ve Elektronik
ortamda bulunan materyaller de satın alma yoluyla sağlanır.
2)
Bağış: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
materyal bağış alma yönergesi kapsamında kabul edebilir.
3)
Değişim (Mübadele): Bağış fazlası yayınlar
kullanılarak diğer üniversiteler ve araştırma kuruluşları ile yayın değişiminde
bulunulabilir.
B.
Kataloglama ve Sınıflama;
1) Kataloglama
ve Sınıflama; Kataloglama Anglo-Amerikan Kataloglama Kuralları 2 (AAKK 2)’ye
göre, Sınıflama ise Dewey Onlu Sınıflama Sistemi’ne (DOS) göre yapılır.
2) Kütüphane
Otomasyonu; Kütüphaneye uygun otomasyon sistemi kullanılır.
C.
Bilgi Teknolojileri;
1) Elektronik
Kaynaklar; Eğitimi destekleyici olarak ANKOS (Anadolu Üniversite Kütüphaneleri
Konsorsiyumu) veya diğer yayınevleri ile TÜBİTAK, ULAKBİM EKUAL (Elektronik
Kaynaklar Ulusal Akademik Lisansı) tarafından ücretli-ücretsiz sağlanan
hizmetlerdir.
2)
Açık Erişim ve Kurumsal Akademik Arşiv;
a) Açık Erişim: Bir Dicle
Üniversitesi Mensubu tarafından gerçekleştirilmiş akademik çalışmaya ücret
ödemeden, engellenmeden, internet aracılığıyla ücretsiz olarak erişebilmeyi
ifade eder. Bu çalışmalar; hakem değerlendirmesinden geçerek akademik bir
dergide yayınlanma hakkını kazanan makaleleri, tezleri, bildiri metinlerini, projelere
ait çıktıları ve açık ders materyallerini içerir.
b) Kurumsal Akademik Arşiv: Dicle
Üniversitesi mensuplarının araştırmaları, aldıkları fonlar ve yaratıcı
faaliyetleri sonucu ortaya çıkan tüm çalışmaların arşivlenerek açık erişime
sunulduğu sistemi ifade eder.
D. Birim
Kütüphaneleri Destek; Dicle Üniversitesi akademik birim kütüphanelerinde
görevli çalışanlara kataloglama ve sınıflamanın yöntemleri konusunda
bilgilendirme eğitimi, birim kütüphaneleri otomasyon sisteminin kurulması ve
veri girişlerinin aktarılması eğitimi, ödünç-iade işlemleri eğitimi, raf
düzenleme sistemi eğitimi, katalog tarama yöntemleri eğitimlerini verir.
birimlerinden oluşur.
Yıpranmış Materyalin
Ayıklanması
Madde 16- (1) Çeşitli sebeplerle kullanılma
olasılığı kalmayan bilgi kaynaklarının belirli zamanlarda seçilerek
koleksiyondan çıkartılması işlemidir. Ayıklanacak kaynakların belirlenmesi
Kütüphane Materyali Ayıklama Komisyonu tarafından yapılır. Ayıklama işlemi
yapılırken gerek görülmesi halinde ilgili anabilim dallarının temsilcileri yazılı
görevlendirme yapıldıktan sonra yardım ve/veya bilgilendirme amacıyla komisyona
iştirak edebilir.
Kütüphane koleksiyonunun ayıklanmasında izlenecek yol
aşağıdaki gibidir;
a) Dicle Üniversitesi ders programları.
b) Koleksiyon sayısı.
c) Bilgi kaynaklarından yararlanma istatistikleri.
d) Ayıklanması önerilen bilgi kaynakları.
İdari Hizmetler
Madde 17- (1) İdari Hizmetler; Kütüphanedeki görevlerin zamanında
ve eksiksiz yapılması, personelin yetiştirilmesi, Daire Başkanı dışındaki tüm
personelin mesaiye devamları, izinlerin planlanması, genelge ve talimatların
personele duyurulması, görevin gerektirdiği konularda kütüphanedeki diğer şube
müdürlükleri ile koordinenin sağlanması, demirbaş eşyanın korunması, mevzuat
tarafından belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile uygulanan
politikalar doğrultusunda birimlere ait plan, program ve bütçe önerilerinin
hazırlanarak Daire Başkanlığına sunulması, yapılacak işler hakkında personele
gerekli açıklamalarda bulunarak yol gösterilmesi, bu amaçla gerektiğinde yardım
ve önerilerde bulunması, Daire Başkanının sevk ettiği evrakın ilgililere
havalesinin sağlanması ve gereğinin yapılması,
ihtiyaç duyabilecek bilgilerin her an kullanılabilecek durumda tam,
doğru ve güncel olarak tutulmasının sağlaması işlemleridir.
(2)-İdari hizmetler aşağıda belirtilen
birimlerden oluşur;
a)
İdari hizmetler şefliği,
b)
Personel ve yazı işleri,
c)
Taşınır kayıt birimi,
d)
Tahakkuk ve
satın alma birimi,
e)
Teknik hizmetler (İklimlendirme),
f)
Teknik hizmetler (Web Tasarım ve Bilgisayar),
g)
Güvenlik ve yönlendirme hizmetleri,
h)
Temizlik hizmetleri,
i)
Fotokopi hizmetleri,
birimlerinden oluşur.
Kullanıcı Hizmetleri
Madde 18- (1) Kullanıcı Hizmetleri; Bilgi kaynaklarından ve
kütüphane hizmetlerinden kullanıcıların en etkili şekilde yararlanmalarını sağlayan
hizmetlerdir. Bu hizmetler kütüphaneci ve Daire Başkanı’nca görevlendirilen
diğer görevliler tarafından yürütülür.
(2) Kullanıcı hizmetleri aşağıda belirtilen birimlerden oluşur;
a)
Danışma ve rehberlik birimi,
b)
Ödünç verme birimi,
1. Süreli
Yayınlar,
2. Tezler,
3. Özel
Koleksiyonlar,
4. Nadir
Eserler,
5. Referans
Kaynaklar.
c)
Kütüphaneler arası iş birliği (KİTS) ve Türkiye
Belge Sağlama Sistemi (TÜBESS),
d)
Multimedya (kitap dışı materyal) birimi,
e)
Ciltleme ve onarımı birimi,
f)
Eğitim ve oryantasyon birimi,
g)
Banko Hizmeti,
birimlerinden
oluşur.
KİTS-TÜBESS (Kütüphaneler
arası İşbirliği Takip Sistemi ile Türkiye Belge Sağlama Sistemi’nin Kural ve Sorumlulukları
Madde 19- (1) Kütüphanede kullanıcıya araştırma ve eğitim
çalışmaları için gerekli olan ancak kütüphanede bulunmayan kitap ve benzeri
materyal diğer kütüphanelerden veya gerektiğinde yurt dışından sağlanır, diğer
üniversite ve araştırma kurumlarının personeli ile Dicle Üniversitesi akademik personeline
aşağıdaki kurallar ve sorumluluklar çerçevesinde aracı veya yardımcı
olunur.
Kurallar
a) Diğer
üniversite ve araştırma kurumları personeli için geçerli olan kurallar,
1)
KİTS-TÜBESS
(Kütüphaneler arası İşbirliği Takip Sistemi ile Türkiye Belge Sağlama Sistemi) istekleri sadece ilgili sorumlu kütüphaneciler tarafından yapılabilir.
2)
Türkiye'deki diğer üniversite ve araştırma kurumlarında
çalışan personel; Dicle Üniversitesi Kütüphanesi'nden, kendi bağlı bulunduğu
kurum kütüphanesindeki KİTS-TÜBESS' ten
sorumlu kütüphaneci aracılığı ile ödünç kitap alabilir veya makale fotokopisi
sağlayabilir.
Sorumluluklar
Kütüphaneler,
ödünç kitap isteklerini, protokollerle belirlenen takip sistemleri aracılığı
ile yaparlar.
1) İstekte
bulunulmadan önce, talep edilen kitabın koleksiyonumuzda yer aldığı ve ödünç
alınabilir durumda olduğu, kütüphane kataloğu kontrol edilerek kesinleştirildikten
sonra talep edilir.
2) Görsel-işitsel
materyaller, dergiler, referans kaynakları, nadir eserler, tezler ve elektronik
kaynaklar ödünç verilmez.
3) Üniversite
ve araştırma kurumlarının kütüphanelerine, bir kullanıcı için en fazla 3 adet
kitap, 30 gün süreyle ödünç verilir.
4) Ödünç
kitap almak isteyen kütüphanenin hesabında iadesi gecikmiş kitap bulunduğunda,
söz konusu kütüphaneden gelecek yeni istekler işleme konulmaz.
5) Ödünç
alınan kitapların süreleri başka bir istekli yok ise bir kez daha uzatılabilir.
Uzatma işlemi sorumlu kütüphanecinin e-posta göndermesi ile gerçekleştirilir.
6) Ödünç
aldığı bilgi kaynaklarının iadesini 15 günden fazla geciktiren kullanıcıya 90
gün süre ile ödünç bilgi kaynağı verilmez.
7) Hesabında
gecikmiş kitap bulunan kütüphaneye otomasyon sistemi tarafından hatırlatma
yazısı gönderilir. Sistem tarafından otomatik olarak gönderilen hatırlatmalara
rağmen kitap iade edilmediği takdirde, yönergenin 26/g maddesindeki hükümler
uygulanır ve bunun için belirlenen ceza ödeninceye kadar bu kütüphaneden gelen
istekler karşılanmaz.
8) Kitapların
kullanımı sırasında ortaya çıkabilecek zararlardan, geç iadelerden, kayıplardan
(kargoda kaybolma dâhil), talep sahibi kütüphaneler, Dicle Üniversitesi
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’na karşı sorumludur.
9) Dicle
Üniversitesi Kütüphanesi'nden ödünç kitap almak isteyen kütüphane, gecikme
cezaları ve kitap kayıpları ile ilgili yönerge değişikliklerini kabul etmiş
sayılır.
10) Dicle
Üniversitesi Merkez Kütüphanesince, diğer kütüphanelere ödünç verilen kitaplar,
talepte bulunan kütüphaneye kargo ile gönderilir, iadelerde kargo ile yapılıp,
kargo ile ilgili tüm masraflar talepte bulunan kütüphane tarafından karşılanır.
b) Dicle Üniversitesi personeli için geçerli olan kurallar;
Dicle Üniversitesinde görevli kadrolu veya sözleşmeli idari veya akademik
personel, kütüphanede mevcut bulunmayan materyalleri KİTS-TÜBESS (Kütüphaneler arası İşbirliği Takip Sistemi
ile Türkiye Belge Sağlama Sistemi) ödünç verme hizmeti yoluyla, Türkiye'deki
diğer araştırma kurumları kütüphanelerinden aşağıdaki kurallar çerçevesinde
ödünç alabilir.
1) İstekte
bulunulmadan önce kitabın koleksiyonda olmadığı kütüphane kataloğu kontrol
edilerek kesinleştirilir.
2) Süreli
yayınlar, nadir eserler, başvuru kaynakları ve gör-işit materyalleri KİTS-TÜBESS
sistemleri ile ödünç verme yoluyla temin edilmez.
3) Diğer
araştırma kurumlarından kitap ödünç almak isteyen Dicle Üniversitesi akademik
personeli, KİTS-TÜBESS sistemlerin' den sorumlu
kütüphaneciye talebini iletir.
4) Ödünç
alma süresi, ödünç alınabilecek en fazla kitap sayısı ve kaç kez süre uzatımı
yapılabileceği, ödünç kitap alınacak kütüphanenin politikasına bağlıdır.
5) Ödünç
alınmak istenen kitap kütüphaneye ulaştığında, ne zaman ve nereden alınacağı
bilgisi, telefon ya da e-posta ile istekte bulunan okuyucuya iletilir.
Sorumluluklar;
1) Kargo
masrafları istekte bulunan kullanıcıya aittir.
2) Her
türlü cezai sorumluluk istekte bulunan kullanıcıya aittir.
Kütüphaneden Yararlanma ve Ödünç
Kitap Alma Koşulları
Kütüphaneden Yararlanma
Madde 20- (1) Dicle Üniversitesi akademik ve idari personeli ile
öğrencileri, personel veya öğrenci kimlik belgelerini göstererek kütüphaneden
yararlanabilir ve kaynak ödünç alabilirler. Diğer üniversitelere mensup öğretim
elemanları, üniversite kimlik belgelerini göstererek kütüphaneden
yararlanabilir, ancak kitap ödünç alma işlemini kendi kütüphaneleri
aracılığıyla yaparlar. Dicle Üniversitesi öğrenci ve çalışanları dışındaki
kullanıcıların kütüphaneyi kullanmaları kütüphane yönetiminin iznine bağlıdır.
Ödünç Kitap Alma Koşulları
Madde 21- (1) Üyeler ödünç kitap alma taleplerini Dicle
Üniversitesi akademik ve idari personeli ile öğrencileri, personel veya öğrenci
kimlik belgelerini göstererek yapar. Kimlik kartı gösterilmeden ve başkasının
adına yapılan talepler dikkate alınmaz, bu şekilde talepte bulunan okuyucuya
ödünç kitap verilmez.
a)
Referans kaynaklar, süreli yayınlar ve tezler,
müzik notaları, koleksiyon parçaları, sanatsal materyaller vb. CD-ROM ve
DVD-ROM’lar ödünç verilmez.
b)
Akademik personele dört hafta (30 gün) süre
ile 10 (on) kitap, ön lisans ve lisans öğrencilerine iki hafta (15 gün)
süreyle 3 (üç) kitap, idari personele ve lisansüstü öğrencilere üç hafta
( 21 gün süreyle ) 6 (altı) kitap ödünç verilir.
c)
Üzerinde gecikmiş kitap olan üyeler, kitapları iade
etmeden ve gecikme bedelini ödemeden ödünç kitap alamazlar.
d)
Ödünç alınan kitaplar zamanında iade edilmediği
takdirde her geçen gün karşılığında bu yönergenin 26/1-g maddesinde belirtilen
para cezası uygulanır.
e)
(Değişiklik 04.09.2019 tarih ve 2019/12-3 sayılı
senato kararı) Ödünç alınan ve gününde iade edilmeyen kütüphane materyali,
hatırlatma yazılarına rağmen 3 ay (90
gün) içerisinde iade edilmediği takdirde, bu yönergenin 26 / 1-f maddesinde
belirtilen işlemin yapılması için Rektörlük Makamı’na bildirilir.
f)
Başka okuyucuda olan yayınlar için ayırtma
yapılabilir. Ayırtılan yayınlar için süre uzatılamaz ve ayırtılan yayınlar 1
(bir) hafta içinde alınmadığı takdirde ayırtma işlemi iptal edilir.
g)
Ödünç alınan kitapların süresinin yenilenmesi,
ödünç verme süresinin sonunda başka okuyucu tarafından talep edilmemiş ise idari
ve akademik personel için 2 (iki) kez 1 (bir) ay süre, lisans ve lisansüstü
öğrenciler için 1 (bir) kez 15 (on beş) gün süre ile yenilenebilir.
h) Daire
Başkanlığı, ödünç alınan herhangi bir kütüphane materyalini gerekirse iade
tarihinden önce okuyucudan geri isteyebilir.
i)
Her öğretim yılı başında kütüphane kullanıcı
hizmetleri şube müdürlüğü kütüphane ile ilişiği olan öğrencilerin listesini
bağlı bulundukları birimin öğrenci bürosuna gönderir. Bu öğrenciler,
kütüphaneyle ilişiklerinin olmadığını belirten belgeyi öğrenci işleri bürosuna
vermedikçe ders kayıtları yenilenmez.
j)
Her öğretim yılı başında kütüphane kullanıcı hizmetleri
şube müdürlüğü, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile koordineli çalışarak,
üniversitemize kayıt yaptıran öğrencilere ait bilgileri otomasyon sistemine
entegre eder.
Elektronik Yayınlardan Yararlanma
Madde 22- (1) Dicle
Üniversitesi mensupları, kendilerine sağlanan IP kodları ile üniversite
kütüphanesinin abone olduğu elektronik yayınlara üniversite içinden ve dışından
erişebilir. Bu kullanım sırasında üretici firma ile kütüphane arasında yapılan
lisans anlaşmasına uyulması zorunludur. Bu kurallara uymayan kullanıcıların
sisteme erişimleri kısıtlanacak olup, ihlal yükümlülüğünden doğacak maddi
cezalar kullanıcıya ait olacaktır.
İlişik Kesme
Madde 23- (1) Emekli olan, istifa eden, sözleşmesi yenilenmeyen
veya herhangi bir nedenle üniversitemizden ilişiği kesilen idari ve akademik personel
ile mezuniyet ve kayıt silme durumundaki öğrenciler (Ön lisans, lisans, yüksek lisans
ve doktora) Üniversite Merkez Kütüphanesi başta olmak üzere bağlı bulundukları birim
kütüphanelerinden ilişik kesme belgesi almak zorundadır. Üzerinde ödünç yayın
bulunanlara yükümlülüklerini yerine getirmedikleri süre içerisinde ilişik kesme
belgesi verilmez.
(2) Birinci Paragrafta belirtilen işlemler,
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının koordinatörlüğünde Öğrenci
İşleri Daire Başkanlığı işbirliğiyle yürütülür.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Genel Kurallar, Materyalin
Yıpratılması, Kaybedilmesi ve Cezalar
Genel Kurallar
Madde 24- (1) Kütüphane hizmetlerinden yaralanma sürecinde uyulması gereken kurallar
şunlardır:
a) Kütüphane
çalışma salonlarında cep telefonu kullanılmaz.
b) Kütüphanede
kantin haricindeki salonlara su dışında yiyecek ve içecekle girilemez.
c) Kütüphanede
sesli konuşulamaz ve diğer kullanıcıları rahatsız edecek davranışlarda bulunulamaz.
d) Raflardan
alınmış kitaplar masada bırakılmalı, rafa yerleştirilmeye çalışılmamalıdır.
e) Ödünç
alma işlemi yapılmamış kütüphane materyali dışarı çıkarılamaz.
f) Özel
eşyaların kütüphanede kaybolması ya da çalınması halinde sorumluluk Kütüphane
Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı’na ait değildir.
g) Kütüphane
kantini haricindeki salonlara çanta, palto vb. eşyalar ile girilemez.
h) Her
türlü kütüphane materyali elektronik olarak korunmaktadır. Alarm devreye girdiği
zaman ilgili kullanıcının üzeri, gerekli görüldüğü takdirde çanta ve özel eşyalar
güvenlik görevlisi tarafından kontrol edilir.
i) Okuma
salonlarında okuyucu bir başkası için yer ayıramaz.
j) 5727
sayılı yasa gereğince kütüphanede sigara içilmez.
k) Uyarılara
rağmen kütüphane düzenini bozan, kurallara uymamakta direnen okuyucuların
kütüphane hizmetlerinden yararlanmaları geçici veya sürekli olarak durdurulur.
Materyalin
Yıpratılması
Madde 25- (1) Aldığı materyali dikkatsiz ve kötü
kullanması halinde kullanıcı,
(2) Materyale gereken özenin
gösterilmemesinden dolayı veya kütüphane çalışanından kaynaklı yıprandığı
tespit edilmesi halinde ise sorumlu kütüphane çalışanı,
hasarı
ödemekle yükümlüdür.
Materyalin
Kaybedilmesi ve Cezalar
Madde 26- (1) Kütüphane koleksiyonunda kayıtlı
bulunan materyalin kullanıcı veya kütüphane çalışanı tarafından kaybedilmesi
veya yıpratılması durumunda aşağıdaki cezai işlemler uygulanır;
a) Yabancı
dildeki kitapların kaybedilmesi durumunda, güncel fiyat bedeli alınır.
b) Nadir
eserlerin kaybedilmesi durumunda, fiyat değer tespit komisyonunca belirlenen
fiyat bedeli alınır.
c) Ciltli
dergilerin kaybedilmesi durumunda, o ciltteki her sayının fiyatı belirlenerek
cilt değeri bulunur ve iki katı ceza alınır.
d) Baskısı
bulunmayan yabancı dildeki kitapların kaybedilmesi durumunda fiyat değer tespit
komisyonunca belirlenen fiyat bedeli alınır.
e) Baskısı
bulunmayan Türkçe kitapların kaybedilmesi durumunda fiyat değer tespit
komisyonunca belirlenen fiyat bedeli alınır. Baskısı bulunan Türkçe kitapların
ise aynısı alınır.
f) (Değişiklik
04.09.2019 tarih ve 2019/12-3 sayılı senato kararı) Gününde iade edilmeyen yayınlar
için hatırlatma yazısı ve e-mail gönderilir. 3 ay (90 gün) içerisinde iade
edilmeyen materyal için yasal işlem yapılmak üzere Rektörlük Makamı’na
bildirilir.
g) Gününde
iade edilmeyen yayınlar için Üniversite Yönetim Kurulunca belirlenecek miktar
üzerinden günlük para cezası uygulanır. Günlük gecikme cezası işlemi 90 (doksan) günlük sürenin bittiği tarih itibari ile sonlandırılır.
h) Bu
yönergede sözü edilen tüm parasal cezai işlemler Daire Başkanının teklifi ve
Üniversite Yönetim Kurulunca belirlenir ve uygulamaya geçilir.
i) Uygulanan
tüm parasal cezalar, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı hesabına aktarılmak
üzere, Muhasebe Yetkilisi Mutemedine makbuz karşılığında ödenir.
j) Üniversite
personeline ait ödenmeyen para cezaları ile kişi tarafından kaybedilen veya
dikkatsiz ve kötü kullanım sonucu yıpranan materyalin güncel bedeli kişiye
bilgi verilerek bu yönergenin 26/1-f bendinde belirtilen süre dolduktan sonra
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nın talebi, Rektör’ün onayı ile
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ilgililerin maaşından kesilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son
Hükümler
Ortak Görev ve Sorumluluklar
Madde 27- (1) Personel,
görev tanımında yazılan görev ve sorumluluklarını, aşağıda belirlenen
performans kriterlerine uygun olarak yürütür. Tüm personel, Başkanlığın görev
alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesinden ve
bu kapsamda bağlı bulunduğu yöneticilerin bilmesi gereken konuların süresinde
bildirilmesinden sorumludur. Daire Başkanı ve birim sorumlusu şube müdürleri, ilgili
personelin durumunu 27/2 maddesinde belirtilen performans kriterlerine göre
takip eder ve raporlar.
(2) Müdürlükler kendi görev alanlarına giren hususlarla
ilgili olarak;
a) Uygulama birliğini sağlamak ve ortak standartlar
oluşturmak amacıyla başkanlık içi genel yazı çıkarılmasından,
b) Başkanlık tarafından yapılacak açıklama ve konuşmaların
hazırlanmasına katkı ve katılım sağlanması ile gerekli hallerde başkanlık
makamına bilgi notu ile veri ve doküman hazırlanmasından,
c) Kamu kurum ve kuruluşları ile Rektörlük birimlerince
yapılan toplantılara katılım sağlamaktan,
d) Daire Başkanlığı’nca veya diğer birimlerce hazırlanan
projelere katkı ve katılım sağlamaktan,
e) Dicle Üniversitesi Stratejik Planı ve Performans
Programı, Birim Faaliyet Raporu, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem
Planı, Saydamlığın Artırılması ve Yolsuzlukla Mücadelenin Güçlendirilmesi Eylem
Planı ve Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarına katkı ve katılım sağlamaktan,
f) Başkanlığın hizmet envanterinin oluşturulmasına ve
güncellenmesine katkı ve katılım sağlamaktan,
g) Başkanlığın Web sayfasının ilgili kısımlarının Bilgi
İşlem Daire Başkanlığı koordinasyonunda
güncellenmesinden,
h) Görev konularına ilişkin raporların aylık bazda
hazırlanmasından ve ilgili yerlere gönderilmesinden,
i) Diğer birim ve kurumlarda yapılan işleri takibe
yönelik, inceleme ve değerlendirme
sistemi oluşturulmasından,
sorumludur.
(3) Yöneticiler;
a) İdari ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin
mevzuata, Dicle Üniversitesi Stratejik Planında açıklanan amaç ve hedeflere, Başkanlıkça
belirlenen amaç ilke ve prensiplere uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir
şekilde yerine getirilmesinden,
b) Etik ilkelere ve mesleki değerlere sahip olunmasından,
c) Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla, uygun bir çalışma
ortamının ve saydamlığın sağlanmasından,
d) Rektörlüğün iş ve işlemlerine yönelik olarak takip,
izleme, değerlendirme ve raporlama sisteminin kurulmasından ve çalışanların
buna göre aylık ve yıllık periyotlar halinde değerlendirilmesinden,
e) Dicle
Üniversitesi Stratejik Planı ve Performans Programı, Birim Faaliyet Raporu,
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Saydamlığın Artırılması ve
Yolsuzlukla Mücadelenin Güçlendirilmesi Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi
çalışmalarına katkı ve katılım sağlamaktan,
f)
Daire
Başkanı; görev ve yetkilerinden bir kısmını sınırlarını açıkça yazılı olarak
belirtmek ve kanuna aykırı olmamak şartıyla şube müdürlerine devredilmesinden,
sorumludur.
Çalışma Saatleri ve
Yıllık izinler
Madde 28- (1) Kütüphanenin açılış kapanış saatleri
ve buna bağlı olarak personelin çalışma zamanları Daire Başkanlığı’nın önerisi
üzerine Rektörlükçe belirlenir.
(2) Kütüphane
personelinin yıllık izinleri, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümlerine
göre yürütülür.
Yıllık izinlerin kullanılmasında temel
ilke; İstisnai durumlar dışında, her birimde mevcut personelin hizmeti
aksatmayacak şekilde izin kullanmalarının sağlanmasıdır. Bu amaçla, Daire
Başkanı, hizmetin aksamadan devamını sağlayacak ve personeline önceden
hazırladığı bir plan çerçevesinde izin kullandıracaktır.
Muhasebe Yetkilisi Mutemedi
Tayini ve Tahsilat:
Madde 29- (1) Makbuz
karşılığında para tahsil edecek olan Muhasebe Yetkilisi Mutemedi, Daire
Başkanlığı’nın teklifi üzerine, Rektörlükçe görevlendirilir. Gerektiğinde
Muhasebe Yetkilisi Mutemedi görevlendirildiği şekil ile görevden alınabilir.
(2)Yönergenin 26.
maddesi ile uygulanan cezalardan elde edilen gelirler Muhasebe Yetkilisi Mutemedi
tarafından, Muhasebe Yetkilisi Mutemedi
Alındısı makbuzunun bitiminde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
hesabına aktarılır. Aktarılan para ile ilgili dekontun bir nüshası Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire Başkanlığına teslim edilir.
Tereddütlerin Giderilmesi
Madde 30- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek
tereddütleri gidermeye Rektörlük Makamı yetkilidir.
Yürürlükten Kaldırılan Yönerge
Madde 31- (1) 14.04.2017 tarih ve 2017/9-10 nolu senato kararı ile kabul
edilen Dicle Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Yönergesi
yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
Madde 32- (1) Bu yönergenin ekinde; Organizasyon Şeması olarak bir
adet ek form bulunmaktadır.
(2)
Bu yönerge Üniversite Senatosu tarafından kabul edildiği tarih itibariyle yürürlüğe
girer.
Yürütme
Madde 33- (1) Bu yönerge hükümlerini Dicle Üniversitesi Rektörü
yürütür.
|
EKLER
|
|
EK-1) ORGANİZASYON
ŞEMASI
|