İç Kontrol Sistemi Nedir
İç kontrol; kurumun, yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen, belirlenmiş hedeflere ulaşmasında ve misyonunu gerçekleştirmesinde makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış ve kurumun genelini etkileyen bütünleşmiş bir süreçtir.
İç kontrol sadece finansal işlemler ve raporlama ile ilgili değil; yönetimi, idare süreçlerini, stratejiyi ve kurumun diğer faaliyetlerini kapsayan tüm kontrolleri ifade eder.
Her kurumun iç kontrol sistemi aynı değildir. Kurumlar ve kontrolleri; organizasyon yapısına, kurum kültürüne ve yönetim felsefesine göre farklılaşır.
İç Kontrolün Amaçları Nelerdir
1- Faaliyetlerin etkin ve verimli olması
2- Mali Raporların Güvenilirliği
3- Yürürlükteki mevzuata uyum
4- Varlıkların korunması
5- Faaliyetlerin etkin ve verimli olması, kurumun; hedeflerine ulaşma düzeyi, performansı, fayda-maliyet yapısı gibi temel faaliyet hedefleri ile ilgilidir.
6- Mali raporların güvenilirliği, mali verilerin açık ve anlaşılır bir biçimde kayıtlara alınması ve yayınlanması ile verilere kolaylıkla ulaşılabilmesi gibi konuları içerir.
7- Yürürlükteki mevzuata uyum, kurumun yürüttüğü faaliyetlerin yasal düzenlemelere uygun olmasını sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaları içerir.
8- Varlıkların korunması ise kurumun sahip olduğu tüm varlıkların güvence altına alınmasını içerir.
İç Kontrol İle İlgili Dökümanlar
Görev Tanımları
Hizmet Standartları Tablosu
İdari Teşkilat Şeması
Kamu Hizmet Standardı Envanteri
İş Akış Şemaları
İç Kontrolün Yasal Dayanakları
İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri
COSO PİRAMİDİ
İç kontrol unsurlarının birbirleriyle ilişkisini gösterir. Kontrol ortamı temelde yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak gözetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır.
COSO KÜPÜ
İç kontrol unsurlarının, iç kontrolün amaçları ve faaliyetlerle ilişkisini gösterir. Faaliyet ve birimler, hedefler ve iç kontrolün unsurları bir küpün farklı yüzeylerini oluşturur ve ayrılmaz bir bütündür. Tüm faaliyet ve birimler; faaliyetlerin etkinliği ve etkililiği, bilgilerin güvenilirliği ve mevzuata uygunluk hedeflerine ulaşmak amacıyla iç kontrolün beş unsurundan yararlanır.
1. Kontrol ortamı standartları
1. Etik değerler ve dürüstlük.
2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
3. Personelin yeterliliği ve performansı
4. Yetki devri
2. Risk değerlendirme standartları
1. Planlama ve programlama
2. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
3. Kontrol faaliyetleri standartları
1. Kontrol stratejileri ve yöntemleri
2. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
3. Görevler ayrılığı
4. Hiyerarşik kontroller
5. Faaliyetlerin sürekliliği
6. Bilgi sistemleri kontrolleri
4. Bilgi ve iletişim standartları
1. Bilgi ve iletişim
2. Raporlama
3. Kayıt ve dosyalama sistemi
4. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
5. İzleme standartları
1. İç kontrolün değerlendirilmesi
2. İç denetim
İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar
İç Kontrolün etkinliğinde en büyük rolü yönetim üstlenir. İdareciler iç kontrol sisteminin etkili bir biçimde işlediğinin güvencesini verebilmek için uygun politikalar oluşturmalı ve güvence sağlamalıdırlar.
Kurumun tüm personeli görevlerini yerine getirirken belirli faaliyetlerin yerine getirilmesini amaçlar. Bu faaliyetler birimin diğer faaliyetleri ile birleşerek birim hedeflerine, birim hedefleri de bir bütün olarak kurum hedeflerine ulaşılmasını sağlar. Kurumun her seviyesinde görev alan çalışanlar, iç kontrol sisteminde kullanılacak bilgileri üretir, kontrolleri etkileyen faaliyetlerde bulunur. Bu nedenle tüm çalışanlar iç kontrolün bir parçasıdır ve uygulanmasından sorumludur.
- Üst Yönetici (Rektör)
- Harcama Birimleri
- Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı)
- İç Denetim Birimi