DİCLE
ÜNİVERSİTESİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME VE AYDINLATMA METNİ
VERİ
SORUMLUSUNA DAİR BİLGİLER
VERİ
SORUMLUSU : Dicle
Üniversitesi Rektörlüğü 21280 Sur/DİYARBAKIR
ADRES : Dicle
Üniversitesi Ana Kampüs
TELEFON : 0 412 241 10 00
KEP ADRESİ :
dicleuniversitesi@hs01.kep.tr
TANIMLAR
İlgili
kişi : Kişisel verisi
işlenen kişi
Veri
Sorumlusu : Dicle Üniversitesi
Kamu Tüzel Kişiliği
Veri Koordinatörü : Kişisel Verilerin koruması
için Üniversitemizin görevlendirdiği gerçek kişi
İrtibat
Kişisi : Kişisel Verileri
Koruma Kurumu ile irtibat halinde olan kişi
Veri
İşleyen : Üniversitemizin
vermiş olduğu yetkiye dayanarak kişisel verileri işleyen şahıs veya tüzel
kişiler
Açık
Rıza : Kişisel verisi
işlenen kişilerin özel nitelikli kişisel verilerinin işlenmesi için vermiş
olduğu belgeye dayalı rıza
Kişisel
Veri : Gerçek bir kişiyi
tanımlayabilecek her tür veriyi ifade eden bilgi
KİŞİSEL
VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Dicle Üniversitesi Ülkemizin kültürel ve
bilimsel gelişimine katkı sağlamak için kurulmuş bir Devlet Üniversitesi olup
Üniversitemiz faaliyetleri kapsamında kişisel verileri işlenen
1-) Üniversite öğrencilerinin
2-) Üniversite idari personellerinin
3-) Üniversitede staj gören öğrencilerinin
4-) Üniversitemiz akademik personellerinin
5-) Üniversitemizde çalışan işçi
personellerinin
6-) Üniversitemizle ihale sonucu iş yapan
kişilerin
7-) Üniversitemiz ziyaretçilerinin
bilgilendirilmesi amacıyla iş bu
aydınlatma metni hazırlanmıştır.
6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu
uyarınca usulüne uygun olarak sırasıyla;
Üniversitemiz öğrencilerinin; kimlik
bilgileri, adres bilgileri, iletişim bilgileri, diploma ve not bilgileri:
Üniversitemizde okuyan öğrencilerimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, kayıt
işlemlerini yerine getirebilmek, not verilerini sistemlerine açık bir şekilde
tanımlayabilmek, kayıtlı öğrencilerimizin diplomalarını veya geçici mezuniyet
belgelerini düzenleyebilmek, öğrencilerimizi Üniversitemizde yapılan
etkinliklerden haberdar edebilmek veya zorunlu duyuruları yapabilmek,
Üniversitemizin haber yapma faaliyetlerinde öğrencimizle ilgili bir durum söz
konusu olduğunda ölçülü olarak verilerini ( fotoğraf, ad, soy ad) kullanabilmek, burs alan öğrencilerimizin
hesaplarına burslarını yatırabilmek için işlenir.
Üniversite idari personelimizin; banka hesap
numaraları, kimlik bilgileri, adresleri, mal beyanları, iletişim bilgileri,
personel özlük bilgileri, varsa engel durumu bildirir belgeleri üye oldukları
sendika bilgileri; Personelimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, personelin
maaş işlemlerini gerçekleştirebilmek, etkinlik ve duyurulardan haberdar
edebilmek, disiplin veya ceza soruşturmasına konu olunduğunda ikametine
tebligat çıkarabilmek, Üniversitemizin haber yapma faaliyetleri sırasında
ölçülü olarak kişisel verilerini işleyebilmek, hukuki süreçlerin takibini
yapabilmek için işlenir.
Üniversitemizde staj gören
öğrencilerimizin;
kimlik bilgileri, staj özlük bilgileri, iletişim bilgileri, adres bilgileri;
öğrencilerimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, kayıt işlemlerini yerine
getirebilmek, not verilerini sistemlerine açık bir şekilde tanımlayabilmek,
kayıtlı öğrencilerimizin diplomalarını veya geçici mezuniyet belgelerini
düzenleyebilmek, öğrencilerimizi Üniversitemizde yapılan etkinliklerden
haberdar edebilmek veya zorunlu duyuruları yapabilmek, Üniversitemizin haber
yapma faaliyetlerinde öğrencimizle ilgili bir durum söz konusu olduğunda ölçülü
olarak verilerini ( fotoğraf, ad soy ad)
kullanabilmek, burs alan öğrencilerimizin hesaplarına burslarını
yatırabilmek için işlenir.
Üniversitemiz akademik
personelimizin;
iletişim bilgileri, adres bilgileri, eğitim diploma bilgileri, banka hesap
bilgileri, kimlik bilgileri, varsa üye oldukları sendika bilgisi; Personelimize
zorunlu durumlarda ulaşabilmek, personelin maaş işlemlerini
gerçekleştirebilmek, etkinlik ve duyurulardan haberdar edebilmek, disiplin veya
ceza soruşturmasına konu olunduğunda ikametine tebligat çıkarabilmek,
Üniversitemizin haber yapma faaliyetleri sırasında ölçülü olarak kişisel
verilerini işleyebilmek, hukuki süreçlerin takibini yapabilmek için işlenir.
Üniversitemiz işçi statüsünde
çalışan personellerimizin; kimlik bilgileri, adres bilgileri, iletişim bilgileri,
banka hesap numarası bilgileri, varsa üye oldukları sendika bilgileri;
Personelimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, personelin maaş işlemlerini
gerçekleştirebilmek, etkinlik ve duyurulardan haberdar edebilmek, disiplin veya
ceza soruşturmasına konu olunduğunda ikametine tebligat çıkarabilmek,
Üniversitemizin haber yapma faaliyetleri sırasında ölçülü olarak kişisel
verilerini işleyebilmek, hukuki süreçlerin takibini yapabilmek için işlenir.
Üniversitemizde ihale sonucu iş
yapan kişilerin;
iletişim bilgileri, adres bilgileri, kimlik bilgileri, banka hesap bilgileri,
İhale süreçlerinin sağlıklı bir şekilde yürümesi için ve Kamu İhale Kanunu’nda
yer alan yükümlülükleri yerine getirebilmek için işlenir.
Üniversitemizi ziyaret eden ziyaretçilerin; kimlik bilgileri,
Üniversitemizi ziyaret ettikleri sırada adli veya idari bir vakaya
karışmamaları için güvenlik tedbirleri kapsamında işlenir.
Ayrıca Üniversitemiz kamera sistemleriyle
izlenmekte olduğundan görsel kayıtlar, dolaylı veya doğrudan işlenir.
Bu veriler yasal mevzuatımıza uygun olarak
işlenmekte olup kişiyi ilgilendiren adli veya idari resmi bir makamdan kamu
yararı da gözetilerek talep edilmedikçe paylaşılmamaktadır. Veriler hem idari
hem de teknik tedbirlerle korunmuştur. Bir ihlal söz konusu olduğunda
sorumlular tespit edilip gerekli idari ve cezai soruşturmaların başlatılacağını
taahhüt eder.
Veriler gerçek ve tüzel kişilere daha iyi
hizmet verebilmek, yardımlaşma hukukunu arttırmak, kişilerin Üniversitemiz
bünyesindeki işlemlerini rahatlıkla yapabilmeleri için işlenir. Veriler işlenme
amaçları ortadan kalktığında da gerekli tedbirler alınarak imha edilir.
Kişisel verileri koruma kanunu kapsamında
ilgili kişilerin 6698 Sayılı Kanun’un 6. maddesinde yer alan, açık rızasının
aranması gerektiği durumlarda Dicle Üniversitesi olarak bu kişilerin açık
rızasının alınması yoluna gidilir.
GENEL
İLKELER
6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma
Kanununun 4. Maddesinin 2. Fıkrası uyarınca Üniversitemizin kişisel
verilerinize ilişkin uyduğu genel ilkeler;
(2) Kişisel verilerin işlenmesinde
aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:
a) Hukuka ve dürüstlük
kurallarına uygun olma,
b) Doğru ve gerektiğinde
güncel olma,
c) Belirli, açık ve
meşru amaçlar için işlenme,
ç) İşlendikleri amaçla
bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
d) İlgili mevzuatta
öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme,
şeklinde olup Üniversitemiz bu ilkelere uygun olarak kişisel verilerinizi
işlemektedir.
İŞLENEN KİŞİSEL VERİLENRİ KİMLERE VE
HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ
Veri Sorumlusu sıfatına sahip Üniversitemiz bünyesinde gerçekleşen veri
aktarımı, üçüncü kişiye yapılan aktarımlar olarak değerlendirilemez.
Üniversitemiz bünyesinde faaliyet gösteren çalışanlar veya farklı birimler
arasında verilerin el değiştirmesi, bu anlamda üçüncü kişiye aktarım değildir.
Kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatına sahip Üniversitemiz
tarafından eğitim, sağlık, iş hizmetlerinden faydalanmanız için gerekli
çalışmaların ilgili iş birimleri tarafından yapılması, akademik ve idari
faaliyetlerin yürütülmesi, Üniversitemizin ve Üniversitemizle iş ilişkisi
içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, Üniversite
tesis ve binalarının iç ve dış lokasyonlarında fiziksel güvenliğini ve
denetiminin sağlanması, hukuki uyum süreçlerinin yürütülmesi, mali işlerin
yerine getirilmesi amaçlarıyla; Yüksek Öğretim Kurumu, SGK, gibi kurumlar,
bakanlıklar, yargı mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumlarına, mevzuatın
izin verdiği hallerde işbirliği yaptığı kuruluşlara, taraflara, anlaşmalı
kuruluşlara, ödeme sistemi kuruluşlarına, 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9.
maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları ile sınırlı
olarak aktarılır.
KİŞİSEL
VERİLERİ İŞLEME YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler; elektronik ortam,
vasıtasıyla, belge oluşturma yöntemi vasıtasıyla, görsel ve basılı kayıtlar
vasıtasıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenir.
HUKUKİ
DAYANAK
Kişisel verileriniz; İdare hukuku, İdari Usul
Hukuku, Kamu İhale Kanunu, Devlet Arşiv Hizmetleri Kanunu, Yükseköğretim Kanunu
başta olmak üzere sair mevzuatlardaki kişilerin hak ve menfaatlerinin korunması
amacıyla işlenmekte ve aynı mevzuat uyarınca silinmekte veya yok edilmektedir.
Silme ve yok etme süreleri ve usulleri açısından mevzuatta hüküm bulunmayan
hallerde Üniversitemiz, makul ve ölçülü bir silme veya yok etme süreci takip
etmektedir.
YURT
DIŞINA VERİ AKTARIMI
Kişisel veriler yurtdışına, kişinin talebi
ve açık rızası üzerine aktarılmaktadır. Yurt dışına görevlendirme işlemlerini
sağlıklı yürütme ve yurt dışı değişim programlarında ve bilimsel faaliyetlerde kolaylık
sağlamak için aktarılır.
KİŞİSEL
VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
Kanunda veya
ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse söz konusu veri
en az bu süre kadar saklanmaktadır. Olası bir mahkeme talebinin veya kanunla
yetkili kılınmış bir idari merciinin ilgili veriye ilişkin talebinin tarafımıza
geç ulaşması veya tarafı olabileceğimiz bir ihtilafın meydana gelmesi gibi
ihtimaller gözetilmek suretiyle, verilerinizin saklanması için mevzuatta
öngörülen süreler olan zamanaşımı süreleri de gözetilerek belirlenmiştir.
Üniversitemizin
birim bazlı yapmış olduğu envanter ve imha politikalarında ayrıntılı olarak imha
süreçleri ve süreleri düzenlenmiş olup bu süreç ve süreler hakkında bilgi talep
edilmesi halinde bu bilgiler taraflarla paylaşılır.
Mevzuatta, işlenen
verinin saklanma süresine yönelik bir ifadeye yer verilmemişse Üniversite ile
taraflar arasındaki ilişkinin gereği olarak ve taraflarla yapılan sözleşmede
belirlenen süre boyunca veriler saklanır. Bu ilişki sona erdikten sonra veya
sözleşmede belirlenen süre geçtikten sonra veriler herhangi bir talebe gerek
olmadan yok edilir.
Saklama süresi mevzuatta
belirlenmiş verilerinizin öngörülen sürelerden önce silinmesini talep edilmesi
durumunda söz konusu talepler gerçekleştirilemez. Mevzuatta belirtilen sürelere
riayet edilerek işlemler yapılır.
Saklama süresine
ilişkin mevzuatta bir süre öngörülmeyen ve işleme amacı olmayan veriler
silinmesine dair talepte bulunulması halinde ise bu veriler derhal ve en geç 2
hafta içerisinde yok edilir.
BİLGİ EDİNME HAKKI VE İHLAL BAŞVURU USULLERİ
Kişisel
verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel
verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel
verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını
öğrenme,
Yurt
içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel
verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini
isteme,
KVKK
mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya
yok edilmesini isteme,
Eksik
veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerin silinmesi veya yok
edilmesi talep edildiğinde, bu durumun kişisel verilerle aktarılan üçüncü
kişilere bildirilmesini isteme,
Kişiler,
kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması
halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Kişisel veriye
ilişkin başvurular, posta yoluyla, elektronik ortamda veya Üniversitemiz evrak
kayıt birimi kullanılarak yapılabilir.
Başvuruda dikkat edilmesi gereken hususlar
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları
Hakkında Tebliğ uyarınca, ilgili kişinin, başvurusunda isim, soy isim, başvuru
yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması
halinde pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası
ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.
İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları
kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği duruma ilişkin açıklamaları
içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir.
Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Talep konusunun başvuranın şahsı ile
ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu
yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi
(özel vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini
içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Yetkisiz
üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Başvurular, Üniversitemize ulaştıktan
sonra 30 gün içinde cevaplandırılacaktır.
Üniversitemiz yukarıda belirtmiş olduğu
tüm bilgileri ve normları taahhüt eder.
DİCLE ÜNİVERSİTESİ KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA
KOMİSYONU