E-Belge ve Personel Koordinasyon Birimi Görev ve Sorumlulukları
E-Belge ve Personel Koordinasyon birimi; Üniversitemiz bünyesinde kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Personel Sisteminde doğabilecek sorunlara müdahale etmek, son kullanıcı eğitimlerinde gerekli işlemleri takip etmek ve eğitimin verileceği ortamı hazırlamak, sunucularda doğabilecek sorunlara müdahale etmekle sistemin sorunsuz çalışmasının sağlayarak devamlılığını sürdürmek için her türlü kontrol, denetim ve planlama işlerini ile Personel yazılımı işlerini takip etmektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi kurumumuzdaki belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılmasını ve internet üzerinden bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini sağlama, koordinasyonu yapma ve sistemin kararlığını sağlamak amacıyla gerekli rutin incelemeleri yaparak raporlamaktan sorumludur.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Görev ve Sorumluluk Alanları;
-
Üniversitemiz içerisinde tüm birimlerin Elektronik Belge Yönetim Sistemini sorunsuz bir şekilde kullanmalarına olanak sağlamak,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemini kullanacak Akademik ve İdari personellerin sisteme giriş için gerekli olan kullanıcı adı ve parola tanımlamalarının yapılması ve bununla ilgili doğabilecek sorunların giderilmesini sağlamak,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde genel olarak tanımlı iş akışlarının kontrolünü sağlamak ve doğabilecek sorunlara müdahale etmek,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinde Rol bazlı yetkilendirme işlemlerini takip etmek,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi içerisinde Üniversitemiz Birimlerin gerekli yetkilendirme ve tanımlamalarını sağlamak,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi içerisinde Üniversitemiz için gerekli olabilecek form tasarımını yapmak ve hazırlanan form’ u sistem üzerine aktarmak,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi içerisinde hazırlanan Evrak Şablonu ve Form’ ların gerekli İş Akış tanımlamalarını yapmak veya sağlamak,
-
Elektronik Belge Yönetim Sisteminin yüklenmiş olduğu Sunucularda doğabilecek sorunlara müdahale için Firma personeline gerekli ortamı ve izinleri sağlamak,
-
Kullanıcılardan gelen sorunları düzeltmek veya Üniversitemiz için yetkilendirilen Firma personeline iletip gerekli işlemleri takip etmek,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi için Eğitici Eğitimi verilecek personellere eğitimlerin verilmesi hususunda işlemleri takip etmek ve gerekli ortamın hazırlanmasını sağlamak,
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemini kullanacak personeller için gerekli tüm yardım dokümanlarının teminini sağlamak,
-
E-imza ile ilgili işlemlerde gerekli koordineyi sağlamak,
Personel Özlük İşleri Yönetim Sistemi
Görev ve Sorumlulukları Alanları;
-
Üniversite personel takip yazılımı 9 ana modülden oluşur:
-
Özlük bilgileri / takip modülü:
-
Akademik personel,
-
İdari personel,
-
Geçici işçi (Sözleşmeli Personel),
-
Yabancı uyruklu öğretim üyeleri
-
Kadro işlemleri / takip modülü
-
Emekli sandığı, SGK Hitap ve Diğer kurumlar veri aktarım modülü
-
Esnek Raporlama Modülü
-
Mesajlaşma / Görev Takip Modülü
-
Derece Kademe Terfileri ve Aylık Görevler Modülü
-
Yan Ödemeler Modülü
-
Vekalet takip modülü
-
Nüfus Vatandaşları İşleri KPS Entegrasyon Modülü