Aydınlatma Metni

DİCLE ÜNİVERSİTESİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME VE AYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSUNA DAİR BİLGİLER

VERİ SORUMLUSU            : Dicle Üniversitesi Rektörlüğü 21280 Sur/DİYARBAKIR

ADRES                                : Dicle Üniversitesi Ana Kampüs

TELEFON                            : 0 412 241 10 00

KEP ADRESİ                       : dicleuniversitesi@hs01.kep.tr

 

TANIMLAR

İlgili kişi                                : Kişisel verisi işlenen kişi

Veri Sorumlusu                    : Dicle Üniversitesi Kamu Tüzel Kişiliği

Veri Koordinatörü                : Kişisel Verilerin koruması için Üniversitemizin görevlendirdiği gerçek kişi

İrtibat Kişisi                          : Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile irtibat halinde olan kişi

Veri İşleyen                           : Üniversitemizin vermiş olduğu yetkiye dayanarak kişisel verileri işleyen şahıs veya tüzel kişiler

Açık Rıza                               : Kişisel verisi işlenen kişilerin özel nitelikli kişisel verilerinin işlenmesi için vermiş olduğu belgeye dayalı rıza

Kişisel Veri                            : Gerçek bir kişiyi tanımlayabilecek her tür veriyi ifade eden bilgi


KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Dicle Üniversitesi Ülkemizin kültürel ve bilimsel gelişimine katkı sağlamak için kurulmuş bir Devlet Üniversitesi olup Üniversitemiz faaliyetleri kapsamında kişisel verileri işlenen

1-) Üniversite öğrencilerinin

2-) Üniversite idari personellerinin

3-) Üniversitede staj gören öğrencilerinin

4-) Üniversitemiz akademik personellerinin

5-) Üniversitemizde çalışan işçi personellerinin

6-) Üniversitemizle ihale sonucu iş yapan kişilerin

7-) Üniversitemiz ziyaretçilerinin

 bilgilendirilmesi amacıyla iş bu aydınlatma metni hazırlanmıştır.

6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu uyarınca usulüne uygun olarak sırasıyla;

Üniversitemiz öğrencilerinin; kimlik bilgileri, adres bilgileri, iletişim bilgileri, diploma ve not bilgileri: Üniversitemizde okuyan öğrencilerimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, kayıt işlemlerini yerine getirebilmek, not verilerini sistemlerine açık bir şekilde tanımlayabilmek, kayıtlı öğrencilerimizin diplomalarını veya geçici mezuniyet belgelerini düzenleyebilmek, öğrencilerimizi Üniversitemizde yapılan etkinliklerden haberdar edebilmek veya zorunlu duyuruları yapabilmek, Üniversitemizin haber yapma faaliyetlerinde öğrencimizle ilgili bir durum söz konusu olduğunda ölçülü olarak verilerini ( fotoğraf, ad, soy ad)  kullanabilmek, burs alan öğrencilerimizin hesaplarına burslarını yatırabilmek için işlenir.

Üniversite idari personelimizin; banka hesap numaraları, kimlik bilgileri, adresleri, mal beyanları, iletişim bilgileri, personel özlük bilgileri, varsa engel durumu bildirir belgeleri üye oldukları sendika bilgileri; Personelimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, personelin maaş işlemlerini gerçekleştirebilmek, etkinlik ve duyurulardan haberdar edebilmek, disiplin veya ceza soruşturmasına konu olunduğunda ikametine tebligat çıkarabilmek, Üniversitemizin haber yapma faaliyetleri sırasında ölçülü olarak kişisel verilerini işleyebilmek, hukuki süreçlerin takibini yapabilmek için işlenir.

Üniversitemizde staj gören öğrencilerimizin; kimlik bilgileri, staj özlük bilgileri, iletişim bilgileri, adres bilgileri; öğrencilerimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, kayıt işlemlerini yerine getirebilmek, not verilerini sistemlerine açık bir şekilde tanımlayabilmek, kayıtlı öğrencilerimizin diplomalarını veya geçici mezuniyet belgelerini düzenleyebilmek, öğrencilerimizi Üniversitemizde yapılan etkinliklerden haberdar edebilmek veya zorunlu duyuruları yapabilmek, Üniversitemizin haber yapma faaliyetlerinde öğrencimizle ilgili bir durum söz konusu olduğunda ölçülü olarak verilerini ( fotoğraf, ad soy ad)  kullanabilmek, burs alan öğrencilerimizin hesaplarına burslarını yatırabilmek için işlenir.

Üniversitemiz akademik personelimizin; iletişim bilgileri, adres bilgileri, eğitim diploma bilgileri, banka hesap bilgileri, kimlik bilgileri, varsa üye oldukları sendika bilgisi; Personelimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, personelin maaş işlemlerini gerçekleştirebilmek, etkinlik ve duyurulardan haberdar edebilmek, disiplin veya ceza soruşturmasına konu olunduğunda ikametine tebligat çıkarabilmek, Üniversitemizin haber yapma faaliyetleri sırasında ölçülü olarak kişisel verilerini işleyebilmek, hukuki süreçlerin takibini yapabilmek için işlenir.

Üniversitemiz işçi statüsünde çalışan personellerimizin; kimlik bilgileri, adres bilgileri, iletişim bilgileri, banka hesap numarası bilgileri, varsa üye oldukları sendika bilgileri; Personelimize zorunlu durumlarda ulaşabilmek, personelin maaş işlemlerini gerçekleştirebilmek, etkinlik ve duyurulardan haberdar edebilmek, disiplin veya ceza soruşturmasına konu olunduğunda ikametine tebligat çıkarabilmek, Üniversitemizin haber yapma faaliyetleri sırasında ölçülü olarak kişisel verilerini işleyebilmek, hukuki süreçlerin takibini yapabilmek için işlenir.

Üniversitemizde ihale sonucu iş yapan kişilerin; iletişim bilgileri, adres bilgileri, kimlik bilgileri, banka hesap bilgileri, İhale süreçlerinin sağlıklı bir şekilde yürümesi için ve Kamu İhale Kanunu’nda yer alan yükümlülükleri yerine getirebilmek için işlenir.

Üniversitemizi ziyaret eden ziyaretçilerin; kimlik bilgileri, Üniversitemizi ziyaret ettikleri sırada adli veya idari bir vakaya karışmamaları için güvenlik tedbirleri kapsamında işlenir.

Ayrıca Üniversitemiz kamera sistemleriyle izlenmekte olduğundan görsel kayıtlar, dolaylı veya doğrudan işlenir.

Bu veriler yasal mevzuatımıza uygun olarak işlenmekte olup kişiyi ilgilendiren adli veya idari resmi bir makamdan kamu yararı da gözetilerek talep edilmedikçe paylaşılmamaktadır. Veriler hem idari hem de teknik tedbirlerle korunmuştur. Bir ihlal söz konusu olduğunda sorumlular tespit edilip gerekli idari ve cezai soruşturmaların başlatılacağını taahhüt eder.

Veriler gerçek ve tüzel kişilere daha iyi hizmet verebilmek, yardımlaşma hukukunu arttırmak, kişilerin Üniversitemiz bünyesindeki işlemlerini rahatlıkla yapabilmeleri için işlenir. Veriler işlenme amaçları ortadan kalktığında da gerekli tedbirler alınarak imha edilir.

Kişisel verileri koruma kanunu kapsamında ilgili kişilerin 6698 Sayılı Kanun’un 6. maddesinde yer alan, açık rızasının aranması gerektiği durumlarda Dicle Üniversitesi olarak bu kişilerin açık rızasının alınması yoluna gidilir.

GENEL İLKELER

6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanununun 4. Maddesinin 2. Fıkrası uyarınca Üniversitemizin kişisel verilerinize ilişkin uyduğu genel ilkeler;

(2) Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:

a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme,

 

şeklinde olup Üniversitemiz bu ilkelere uygun olarak kişisel verilerinizi işlemektedir.


İŞLENEN KİŞİSEL VERİLENRİ KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

Veri Sorumlusu sıfatına sahip Üniversitemiz bünyesinde gerçekleşen veri aktarımı, üçüncü kişiye yapılan aktarımlar olarak değerlendirilemez. Üniversitemiz bünyesinde faaliyet gösteren çalışanlar veya farklı birimler arasında verilerin el değiştirmesi, bu anlamda üçüncü kişiye aktarım değildir.

Kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatına sahip Üniversitemiz tarafından eğitim, sağlık, iş hizmetlerinden faydalanmanız için gerekli çalışmaların ilgili iş birimleri tarafından yapılması, akademik ve idari faaliyetlerin yürütülmesi, Üniversitemizin ve Üniversitemizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, Üniversite tesis ve binalarının iç ve dış lokasyonlarında fiziksel güvenliğini ve denetiminin sağlanması, hukuki uyum süreçlerinin yürütülmesi, mali işlerin yerine getirilmesi amaçlarıyla; Yüksek Öğretim Kurumu, SGK, gibi kurumlar, bakanlıklar, yargı mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumlarına, mevzuatın izin verdiği hallerde işbirliği yaptığı kuruluşlara, taraflara, anlaşmalı kuruluşlara, ödeme sistemi kuruluşlarına, 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları ile sınırlı olarak aktarılır.

 

KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler; elektronik ortam, vasıtasıyla, belge oluşturma yöntemi vasıtasıyla, görsel ve basılı kayıtlar vasıtasıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenir.

HUKUKİ DAYANAK

Kişisel verileriniz; İdare hukuku, İdari Usul Hukuku, Kamu İhale Kanunu, Devlet Arşiv Hizmetleri Kanunu, Yükseköğretim Kanunu başta olmak üzere sair mevzuatlardaki kişilerin hak ve menfaatlerinin korunması amacıyla işlenmekte ve aynı mevzuat uyarınca silinmekte veya yok edilmektedir. Silme ve yok etme süreleri ve usulleri açısından mevzuatta hüküm bulunmayan hallerde Üniversitemiz, makul ve ölçülü bir silme veya yok etme süreci takip etmektedir.

YURT DIŞINA VERİ AKTARIMI

Kişisel veriler yurtdışına, kişinin talebi ve açık rızası üzerine aktarılmaktadır. Yurt dışına görevlendirme işlemlerini sağlıklı yürütme ve yurt dışı değişim programlarında ve bilimsel faaliyetlerde kolaylık sağlamak için aktarılır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

Kanunda veya ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse söz konusu veri en az bu süre kadar saklanmaktadır. Olası bir mahkeme talebinin veya kanunla yetkili kılınmış bir idari merciinin ilgili veriye ilişkin talebinin tarafımıza geç ulaşması veya tarafı olabileceğimiz bir ihtilafın meydana gelmesi gibi ihtimaller gözetilmek suretiyle, verilerinizin saklanması için mevzuatta öngörülen süreler olan zamanaşımı süreleri de gözetilerek belirlenmiştir.

Üniversitemizin birim bazlı yapmış olduğu envanter ve imha politikalarında ayrıntılı olarak imha süreçleri ve süreleri düzenlenmiş olup bu süreç ve süreler hakkında bilgi talep edilmesi halinde bu bilgiler taraflarla paylaşılır.

Mevzuatta, işlenen verinin saklanma süresine yönelik bir ifadeye yer verilmemişse Üniversite ile taraflar arasındaki ilişkinin gereği olarak ve taraflarla yapılan sözleşmede belirlenen süre boyunca veriler saklanır. Bu ilişki sona erdikten sonra veya sözleşmede belirlenen süre geçtikten sonra veriler herhangi bir talebe gerek olmadan yok edilir.

Saklama süresi mevzuatta belirlenmiş verilerinizin öngörülen sürelerden önce silinmesini talep edilmesi durumunda söz konusu talepler gerçekleştirilemez. Mevzuatta belirtilen sürelere riayet edilerek işlemler yapılır.

Saklama süresine ilişkin mevzuatta bir süre öngörülmeyen ve işleme amacı olmayan veriler silinmesine dair talepte bulunulması halinde ise bu veriler derhal ve en geç 2 hafta içerisinde yok edilir.

 

BİLGİ EDİNME HAKKI VE İHLAL BAŞVURU USULLERİ

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi talep edildiğinde, bu durumun kişisel verilerle aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

Kişiler, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Kişisel veriye ilişkin başvurular, posta yoluyla, elektronik ortamda veya Üniversitemiz evrak kayıt birimi kullanılarak yapılabilir.

 

Başvuruda dikkat edilmesi gereken hususlar

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, ilgili kişinin, başvurusunda isim, soy isim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.

İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği duruma ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (özel vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

Başvurular, Üniversitemize ulaştıktan sonra 30 gün içinde cevaplandırılacaktır.

Üniversitemiz yukarıda belirtmiş olduğu tüm bilgileri ve normları taahhüt eder.

DİCLE ÜNİVERSİTESİ KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KOMİSYONU