Diyarbakır Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu
ÖZEL KALEM

                T.C.                 

DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİYARBAKIR SOSYAL BİLİMLER  MESLEK YÜKSEK OKULU GÖREV VE SORUMLULUKLARI

EBRU ARSLAN

BİRİMİ:

Diyarbakır Sosyal Bilimler Meslek Yüksek Okulu

ALT BİRİM:

 

İŞ UNVANI:

Özel kalem              

BAĞLI OLDUĞU VE EMİR ALACAĞI MAKAM:

Bağlı Olduğu Makam: Müdür, Müdür Yardımcıları, Meslek Yüksek Okulu Sekreteri              

Emir Alacağı Makam: Müdür, Müdür Yardımcıları, Meslek Yüksek Okulu Sekreteri              

TEMEL GÖREVLERİ:

Müdürın haberleşme ve randevularını düzenler , Müdürlüğe

gelen misafirleri ağırlar, Müdürın uygun göreceği yazışmalarını yapar.

Görev Ve Sorumlulukları

1.       Müdür ve Müdür Yardımcılarının telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek,

2.       Müdürlığa gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak,

3.       Üniversite Yönetim Kurulu, Senato, Meslek Yüksek Okulu Kurulu ve Meslek Yüksek Okulu Yönetim Kurulu gibi önemli toplantıları Müdür’a hatırlatmak,

4.       Müdür’a ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak,

5.       Müdür ve Müdür Yardımcılarına ait dosyaları tutmak ve muhafaza etmek,

6.       Üniversite içerisinde ve şehirde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak,

7.       Gerekli görülmesi halinde Müdür ve Müdür Yardımcılarının ziyaretçilerini ve telefonla arayanları günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek,

8.       Telefon konuşmalarında son derece kibar ve saygılı bir ses tonu kullanmaya dikkat etmek, konuşmaların kısa olmasına, karşı tarafa söylenmesi gerekenleri veya söylenebilecekleri söylemek,

9.       Müdürlığa gelen misafirlere görüşme taleplerine göre gerekirse diğer ilgililere yönlendirmek, Müdürın zamanını iyi kullanmasına yardımcı olmak, Müdür odasına ilgisiz kişilerin girmesine engellemek, Müdür olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak,

10.    Müdürlığa ait telefon ve faks cihazının ekonomik kullanılmasına özen göstermek,

11.    Müdürlığa gelen mektup faks notlarının anında ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,

12.    Basın ve yayın organlarını izleyerek ilgili konuları Müdüra bildirmek, bu yayınları saklamak,

13.    Sekreterliğin sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak.

14.    Müdürlıkta ihtiyaç duyulan araç-gereç ve ikram malzemesinin teminini sağlamak,

15.    Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

16.    Meslek Yüksek Okulunin etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek

17.    Meslek Yüksek Okulu varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

18.    Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,

19.    Zaman çizelgesine, kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak,

20.    Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

21.    Müdür, Müdür Yardımcıları ve Meslek Yüksek Okulu Sekreteri tarafından verilecek diğer işleri yapmak

Bağlantılar Süreli Yayınlar
© 2012-2015 Dicle Üniversitesi.