DİCLE ÜNİVERSİTESİ

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1-      İDARİ HİZMETLER BİRİMİ

1a- Daire Başkanlığı

1b-Yönetici Sekreteri

1c- Şube Müdürlükleri

1d- DÜADEK ekibi

1e-Stratejik Planlama ekibi

1f-Personel Şefliği

1g- Yazı  İşl.,Maaş ve Taşınır Kayıt Kontrol

1h- Bina ve Temizlik

2-    TEKNİK HİZMETLER BİRİMİ

2a- Sağlama Hizmetleri Servisi

2b- Kataloglama ve Sınıflama Servisi

2b-1- Kataloglama ve Sınıflama

2b-2- Kütüphane Otomasyonu

2b-3- Teknik Hizmetler

2b-4- Tezler

2c- Bilgi Teknolojileri Servisi

2c-1- Elektronik Kaynaklar

2c-2- Web Tasarımı

2d- Birim Kütüphaneleri Destek Servisi

3-    3-KULLANICI HİZMETLERİ BİRİMİ

3a- Danışma ve Rehberlik Servisi

3b- Ödünç Verme Servisi

3c- Kütüphaneler arası İş Birliği (ILL) Servisi

3d- Süreli Yayınlar Servisi

3e- Kitap Satış Birimi Servisi

3f- Multimedya Servisi

3g- Ciltleme ve Onarım Servisi

3h- Özel Koleksiyonlar Servisi

3i- Referans Kaynakları Servisi

3j- Okuma Salonu Kontrolü, Denetimi  ile Bilgisayar ve İnternet

      Hizmetleri Servisi

3k- Güvenlik, Yönlendirme ve Vestiyer Hizmetleri Servisi

DAİRE BAŞKANI:

·Başkan Dairenin yöneticisi ve temsilcisidir.

·Üst Yönetim ve ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler

  doğrultusunda yönetimi altındaki faaliyetlerin yürütülmesiyle ilgili politikaların

 uygulanışını izlemek personeline bu konuda açıklamalarda bulunmak,

 Dairede çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, işbölümü yapma, çalışma   

 düzeni kurma, yetiştirme yetkilerine sahiptir. Yetkilerini, Rektöre karşı sorumlu olarak   

  mevzuat çerçevesinde kullanır.

·Daire ile ilgili harcamalarda harcama yetkilisidir.

·Astlarının liyakat değerlendirmesini yapmak (tezkiyelerini düzenlemek), gerektiğinde terfi,

  taltif önerilerini amirine sunmak, problemlerine görev kapsamı dahilinde çözüm bulmaya  

  çalışmak, iş disiplinini sağlamak.

·Birim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde kullanılan gerekli araç, gereç, malzeme vb.

  ihtiyaçları belirlemek ve temini için gerekli çalışmaları yapmak.

·Personelin işlerini yürütmesinde kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, kararname ve diğer  

  mevzuatın birimde bulundurulmasını ve herkes tarafından uygulanmasını sağlamak.

·Geçici olarak görevinden ayrılması halinde yerine vekalet edecek kişiyi belirlemek ve

  amirine önermek.

·Satın alma ve satış işlemlerini ilgili mevzuatına göre teklif etme veya onaylama yetkisine

  sahip olmak.

· Rektörlük tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.

 ŞUBE MÜDÜRÜ :

·Şube Müdürü Daire Başkanına karşı sorumludur.

·Başkanlığın yıllık çalışma planı çerçevesinde görevini yürütmek ve çalışma planının

  hazırlanmasında başkana yardımcı olmak,

·Müdürlüğe ait birimlerdeki görevlerin zamanında ve eksiksiz yapılmasını maiyetinde

  bulunan personelin yetiştirilmesini sağlamak,

·Personelin mesaiye devamlarını kontrol etmek ve izinlerin planlamasını sağlamak,

·Genelge ve talimatları personeline duyurmak, gereklerinin yerine getirilmesini sağlamak ve

  müdürlüğü ile ilgili talimatlar hazırlamak,

·Görevin gerektirdiği konularda Başkanlığına bağlı Şube Müdürlükleri ile koordine sağlamak.

·Üst yönetim ve ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile

  uygulanan politikalar doğrultusunda Müdürlüğüne ait plan, program ve bütçe önerilerini

  hazırlayarak Daire Başkanına sunmak.

·Yapılacak işler hakkında astlarına gerekli açıklamalarda bulunarak yol göstermek, bu amaçla

  gerektiğinde yardım ve önerilerde bulunmak.

·Demirbaş eşyanın korunmasından,

·Sorumluluğuna verilen işgücü ve diğer kaynakları gereği gibi verimli ve etkili kullanmak,

  bunu sağlamak amacıyla gerekli nezaret ve denetim çalışmalarını yapmak.

·Kesintisiz bir çalışmanın ve iş programının gerçekleştirilebilmesi için Müdürlüğünün araç,

  gereç, malzeme vb. ihtiyaçlarını belirlemek ve temini için Daire Başkanının onayına

  sunmak. Benzer çalışmaları hizmet türü ihtiyaçlar için gerçekleştirmek.

·Gelen giden evrakın ilgililere havalesini ve gereğini yapmak; ihtiyaç duyabilecek bilgilerin

  her an kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak.

·Personelin işbaşında yetiştirilmesini sağlamak üzere işlerin yapılış yöntemlerini ve diğer

  faaliyetlerle ilişkilerini elemanlarına açıklamak.

·Personelinin gerekli nitelikleri kazanması ve gerekli bilgileri edinebilmesi için çalışmalarda  

  bulunmak.

·Müdürlüğündeki elemanlara iş vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak,

  bilgi ve rapor istemek.

·Başkanın vereceği benzeri görevleri yapmak.

ŞEF:

·Şef, Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur.

·Başkanlığa gelen her türlü evrakın imza karşılığı alınmasını, kayıt edilmesini ve ilgilisine

   iletilmesini sağlamak.

·Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması

   için dağıtımını sağlamak.

·Daire Başkanı tarafından yazılması talep edilen yazıların kurallara uygun olarak kısa sürede

  yazılmasını sağlamak.

·Başkanlığa gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt işleminden sonra sınıflandırarak

  konularına göre dosyalanmasını, Başkanlıktan havale edilerek çıkan evrakın kayıt edilerek

  dağıtımının yapılmasını sağlamak.

·Demirbaş eşyanın korunmasından,

·Giden evrakların birer suretlerinin ilgili dosyalarda muhafazasını sağlamak.

·Daire Başkanlığı personelinin özlük hakları ile ilgili konuların takip edilmesini, izin ve rapor

  gidiş - dönüş tarihlerinin Personel Daire Başkanlığına yazıyla bildirilmesini sağlamak.

·Yıl sonu itibariyle saklanması, yok edilmesi ve arşive gönderilmesi gereken evrakın

  belirlenerek söz konusu işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.

·Birimin gereksinimi olan her türlü kırtasiye malzemelerinin alınmasını, fax, fotokopi

  makinesi, bilgisayar v.b. demirbaşın korunması ve bakımlarının yapılmasını, bunlara ait

  kayıtların tutulmasını sağlamak.

·Personele ait yıllık izin listelerinin yapılmasını ve onaya sunulmasını sağlamak.

·Üst makamlardan birime gelen emir, talimat ve yönerge v.b. duyuruları personele imza

  karşılığı tebliğ ederek dosyalanmasını sağlamak.

·Birim çalışanlarının ödenek, tazminat, masraf, yolluk ve diğer mali haklar ve izin

  işlemlerinin ilgili birimler ile eşgüdüm içerisinde yürütülmesini sağlamak.

·Gelen, giden yazıları, şikayetlerle ilgili bilgileri ve saklanması gerekli diğer belgelerin

  dosyalanmasını sağlamak.

·Daire Başkanı ve Şube Müdürü’nün vereceği benzeri görevleri yapmak.

UZMAN KÜTÜPHANECİ / KÜTÜPHANECİ

·Uzman Kütüphaneci ve Kütüphaneci Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur.

·Kullanıcı Eğitimi, Veritabanları Seçim ve Kullanımı, kütüphaneler arası ödünç verme,

  işlerin koordinasyonu, veri girişi ve kontrolü, Kataloglama ve Sınıflandırma, Kütüphaneden

  yararlanma, Danışma Hizmetleri

·Başkanlığın yıllık çalışma planı çerçevesinde görevini yürütmek ve çalışma planının

  hazırlanmasında başkana yardımcı olmak,

·Birimlerdeki görevlerin zamanında ve eksiksiz yapılmasını maiyetinde bulunan personelin

  yetiştirilmesini sağlamak,

·Demirbaş eşyanın korunmasından,

·Görevin gerektirdiği konularda Başkanlığına bağlı Şube Müdürlükleri ile koordine sağlamak.

·Yapılacak işler hakkında astlarına gerekli açıklamalarda bulunarak yol göstermek, bu amaçla

  gerektiğinde yardım ve önerilerde bulunmak.

·Sorumluluğuna verilen işgücü ve diğer kaynakları gereği gibi verimli ve etkili kullanmak,    

  bunu sağlamak amacıyla gerekli nezaret ve denetim çalışmalarını yapmak.

·Kesintisiz bir çalışmanın ve iş programının gerçekleştirilebilmesi için Müdürlüğünün araç,

  gereç, malzeme vb. ihtiyaçlarını belirlemek ve temini için Daire Başkanının onayına  

  sunmak. Benzer çalışmaları hizmet türü ihtiyaçlar için gerçekleştirmek.

·Gelen giden evrakın ilgililere havalesini ve gereğini yapmak; ihtiyaç duyabilecek bilgilerin

  her an kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak.

·Personelin işbaşında yetiştirilmesini sağlamak üzere işlerin yapılış yöntemlerini ve diğer

  faaliyetlerle ilişkilerini elemanlarına açıklamak.

·Personelinin gerekli nitelikleri kazanması ve gerekli bilgileri edinebilmesi için çalışmalarda

  bulunmak.

·Birimrideki elemanlara iş vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi

  ve rapor istemek.

·Başkanın ve şube müdürlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak.

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

· Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve

  niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve   

  kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.

· Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak,

  bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

·Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri

   düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.

·Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.

· Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı

    korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.

· Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama

   yetkilisine bildirmek.

· Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok ,

   seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.

· Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını

   yapmak ve yaptırmak.

·Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.

·Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.

· Sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle

   meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar.

· Sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar.

·  Amirlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak.

MEMUR, BİLGİSAYAR İŞLETMENİ, VERİ HAZ.VE KONT.İŞLT., DAKTİLOGRAF (Bürolarda Teknik Hizmet Görevi Yapanlar):

·Taşınır işlem fişi’nin tanzimi ve muhafazası

·Ödünç Verme Hizmetleri,

· Kitap Veri Girişlerinin Yapılması,

·Belirli aralıklara ödünç verme salonunda raf okuma işleminin gerçekleştirilmesi

·Süreli yayınların otomasyon sistemine giriş işlemleri

·Süreli Yayın Ödünç Verme, Süreli Yayın Raflarının Düzenlenmesi,

·Okuycunun iade etiği kitapların raflara yerleştirilmesi,

·  Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması

   için dağıtmak.

·  Demirbaş eşyanın korunmasından,

·  Daire Başkanı tarafından yazılması talep edilen yazıları yazım kurallarına uygun olarak

    kısa sürede yazmak.

·  Astları arasında dengeli ve esnek bir iş bölümü sağlamak, yapılacak işler hakkında gerekli

   açıklamalarda bulunmak, işlerin yapılmasına nezaret ederek zamanında ve eksiksiz olarak

   sonuçlandırılmasını sağlamak.

·  Biriminde yürütülen faaliyetlerin etken bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli araç,

   malzeme, personel vb. ihtiyaçları önceden belirleyerek amirine iletmek.

·  Kendi görev alanı içindeki ve diğer bölümlerle olan yazılı ve sözlü bilgi akışının tam, doğru

   ve zamanında oluşmasını sağlamak.

·  Amirinin ihtiyaç duyabileceği kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an

   kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak, gerektiğinde

   rapor hazırlamak.

·  Astlarının yetiştirilmelerini sağlamak, astlarına iş vermek, yaptıkları işleri denetlemek,

   gerektiğinde uyarmak.

·  Malzeme alımları ile ilgili olarak amirine önerilerini bildirmek.

·  Amirlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak.

MEMUR, BİLGİSAYAR İŞLETMENİ, VERİ HAZ.VE KONT.İŞLT., DAKTİLOGRAF (Bürolarda Yazışma Görevi Yapanlar):

· Başkanlığa gelen her türlü evrakı imza karşılığı alarak kayıt etmek ve ilgilisine iletmek.

· Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması

   için dağıtmak.

· Daire Başkanı tarafından yazılması talep edilen yazıları yazım kurallarına uygun olarak kısa

   sürede yazmak.

· Başkanlığa gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt işleminden sonra sınıflandırarak

   konularına göre dosyalamak, Başkanlıktan havale edilerek çıkan evrakı kaydederek  

   dağıtımını yapmak.

·  Demirbaş eşyanın korunmasından,

· Giden evrakların birer suretlerini ilgili dosyalarda muhafaza etmek.

· Daire Başkanlığı personelinin özlük hakları ile ilgili konuları takip etmek; izin ve rapor

   gidiş-dönüş tarihlerini Daire Başkanlığına yazıyla bildirmek.

· Astları arasında dengeli ve esnek bir iş bölümü sağlamak, yapılacak işler hakkında gerekli

   açıklamalarda bulunmak, işlerin yapılmasına nezaret ederek zamanında ve eksiksiz olarak  

    sonuçlandırılmasını sağlamak.

· Biriminde yürütülen faaliyetlerin etken bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli araç,

   malzeme, personel vb. ihtiyaçları önceden belirleyerek amirine iletmek.

· Gelen ve giden evrakla ilgilenmek, gereğini yapmak, tüm evrakların dosyalanmasını ve

   gizliliğinin korunmasını sağlamak.

· Kendi görev alanı içindeki ve diğer bölümlerle olan yazılı ve sözlü bilgi akışının tam, doğru

   ve zamanında oluşmasını sağlamak.

· Amirinin ihtiyaç duyabileceği kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an

   kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak, gerektiğinde

   rapor hazırlamak.

· Astlarının yetiştirilmelerini sağlamak, astlarına iş vermek, yaptıkları işleri denetlemek,

   gerektiğinde uyarmak.

· Malzeme alımları ile ilgili olarak amirine önerilerini bildirmek.

· Amirlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak.

MEMUR, BİLGİSAYAR İŞLETMENİ, VERİ HAZ.VE KONT.İŞLT., DAKTİLOGRAF (Bürolarda Evrak Kayıt ve Evrak Dosyalama Görevi Yapanlar):

·  Kuruma gelen tüm resmi ve özel evrakların düzenli olarak tasnif edilmesini sağlamak.

·  Özel evrakların kişilere ulaştırılmak üzere ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.

·  Kurum dışından gelen resmi evrakların gelen evrak kayıt defterine kaydedilerek ilgili

    birimlere zamanında dağıtımını sağlamak.

·  Demirbaş eşyanın korunmasından,

·  Gelen evrak, kayıt defter sayfasını evrakı teslim alan birim yetkilisinin imzalamasını

    sağlamak.

·  Kurum dışına gidecek evrakların kayıt, zarflama ve adreslerinin yazılarak işlemlerinin

    yerine getirilmesini sağlamak.

·  Diğer kamu kurum ve kuruluşlara giden evrakların bir suretlerinin dosyalanarak

    saklanmasını sağlamak.

·  Kuruma dahil birimlerde 10 yılını dolduran evrakların arşivlenmesi ile ilgili işlemlerin

    düzenli bir biçimde yapılması ve arşiv deposu koşullarında saklanmasını sağlamak.

·  Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecek dosyaların envanterlerinin hazırlanarak  

    devirlerinin kurallara uygun olarak yapılmasını sağlamak. Kurum içi ve kurum dışı

    birimlerle arşiv ile ilgili konularda amir onayı ile yazılı ya da sözlü gerekli iletişimi

    sağlamak.

·  İmhası gereken evrakların devri ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak.

·  Yılda bir defa Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Kurum arşiv faaliyet raporunun

     hazırlanarak gönderilmesini sağlamak.

·  Evrak ve arşiv hizmetlerinin gelişen teknolojiye uygun olarak bilgisayar ortamında

    gerçekleştirilmesi için gerekli çabayı göstermek.

·  Görevleriyle ilgili olarak amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

TAHAKKUK MEMURU:

·  Tahakkuk memuru, giderlerin mevzuatına uygun olarak tahakkuk ettirilmesinden

·  Ödeneklerin zamanında ve yerinde kullanılmasından,

·  Giderin gerçek gereksinme karşılığı yapılmasından ve programlanmış hizmetlerin

    zamanında yerine getirilmesinden,

·  Demirbaş eşyanın korunmasından,

·Emekli keseneklerinin SGK ‘sistemine girişini yapmaktan sorumludur.

SEKRETER :

·  Başkanlığın telefon görüşmelerini yürütülmesini sağlamaktan,

·  Başkanlığın yazışmalarını yapmaktan,

·  Demirbaş eşyanın korunmasından,

·  Başkanlığın diğer hizmetlerinin yürütülmesinden sorumludur.

 YARDIMCI HİZMETLER PERSONELİ:

·  Dairede her türlü yazı ve dosya dağıtmak ve toplamak, fotokopi çekimi yapmak, müracaat

    sahiplerini karşılamak ve yol göstermekten,

·  Hizmet yerlerini temizlemekten sorumludur.

·  Demirbaş eşyanın korunmasından,

·  Amirlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak.